TopSys 2011 Maintenance Management Information System   TopSys is een modulair pakket voor de informatievoorziening in het onderhoudsmanagement en geeft ondersteuning aan preventief en correctief onderhoud.TopSys is flexibel inzetbaar in onderhouds­organisaties van velerlei aard, zoals productiebedrijven, ziekenhuizen, inrichtingen, overheden en energiebedrijven.TopSys kan worden uitgebreid met optionele modules voor onder andere koppeling van barcode printers en scanners, onderhoudsobjecten aan meet- en regelapparatuur, grafische weergave van de objecten en registratie van TAG’s, kabels en tekeningen. Gebouwen In de module Gebouwen worden algemene kenmerken van ruimtes en gegevens over afwerkingmaterialen vastgelegd. Elk vertrek wordt eenduidig gedefinieerd in de vorm van een vertrekcode. Deze code is opgebouwd uit vijf codes die de algemene kenmerken van het vertrek uitdrukken: terrein, gebouw, verdieping, bouwdeel en een volgnummer (vertreknummer). Vaak zullen deze gegevens afkomstig zijn van de bouwtekeningen. Een andere toepassing is binnen de locatieaanduidingen een postcode en huisnummer op te geven, waarmee verschillende panden eenduidig worden aangegeven. Naast de locatiegegevens worden voor elk vertrek basisgegevens vastgelegd zoals afmetingen, vertrektype en gebruiker. Verder worden gegevens geregistreerd over afwerkingmaterialen en ook over inventarisartikelen, voor zover daarvan binnen de inventarismodule geen stamkaart wordt aangelegd. Van de geregistreerde gegevens kunnen diverse overzichten worden opgevraagd. De gegevens kunnen onder andere worden opgevraagd per vertrektype, per pand of afdeling en per selectie van vertrekken en/of AOC-codes. Ook het werken met units wordt ondersteund. Er kunnen overzichten worden getoond van oppervlakten van materialen op omhullende oppervlakken.   Inventaris Deze module omvat de stamkaarten van inventarisartikelen die aan het registratiecriterium voldoen. Een dergelijk criterium zal iedere gebruiker zelf moeten definiëren. Net als in de module Gebouwen moet ook hier een eenduidig identificatienummer worden toegekend. Daarnaast wordt ieder object geclassificeerd door middel van een artikelcode. Enkele gegevens die per inventarisobject kunnen worden vastgelegd zijn: bestelbon­nummer, besteldatum, ontvangstdatum, fabrikant, model, type, serienummer, leverancier en aanschafbedrag. Ten behoeve van specificatie en certificering worden ook meetinstrumenten aangeduid. Bovendien is het mogelijk om objecten te koppelen aan meet- en regelapparatuur, waarna instrumenten automatisch kunnen worden aangestuurd en storingen door het systeem worden gedetecteerd. Er kunnen overzichten worden opgevraagd per artikelgroep, per afdeling, per AOC-code, per kostenplaats etc. Meet- en regelapparatuur TopSys-objecten kunnen door middel van de vertrek- en inventariscode worden gekoppeld aan meet- en regelapparatuur. Deze koppeling kan tot stand worden gebracht via een seriële of parallelle verbinding of via IEEE of PLC's. Met zo’n koppeling kan TopSys storingen detecteren en instrumenten zoals temperatuur­regelaars aansturen. Als er storingen zijn opgetreden, kan TopSys zelf bepaalde acties uitvoeren. Het kan bij­voorbeeld een apparaat uitschakelen, of volledig automatisch werkorders genereren om de storing te verhel­pen. De werkorders kunnen via een datalijn automatisch worden verstuurd naar externe onderhouds­diensten. De meetgegevens kunnen door één PC worden verzameld of door meerder PC's in een netwerk­omgeving. In niveau 28 worden de meetpunten gedefinieerd. Hier worden onder andere de minimum- en maximum­waarden opgegeven en wordt bepaald na hoeveel storingen er een waarschuwing wordt gegeven, na hoeveel storingen er automatisch een werkorder wordt aangemaakt en na hoeveel storingen het object wordt uit­geschakeld. Niveau 2A geeft een overzicht van de status van de objecten: Ok, Waarschuwing, Werkorder of Uit. Uren/projecten Deze module zorgt voor de bewaking van uren en projecten, inclusief de daaraan gekoppelde kosten. Bij de basisgegevens worden gegevens over personeel, afdelingen en projecten geregistreerd en worden externe kostendragers gedefinieerd. In de urenverantwoording worden de gemaakte uren aan de hand van weeknummer, personeelscode en werkorder bij het betreffende project geregistreerd. Er wordt rekening gehouden met overwerk, wachtdiensten, gespaarde en ingehaalde overuren. Ook indirecte projecten, zoals beleidsprojecten, interne projecten en absentie van werknemers (o.a. ziekteverzuim) worden geregistreerd. Er kunnen diverse soorten overzichten worden opgevraagd, waarmee inzicht wordt verkregen in de begrote en de feitelijke tijd en kosten die met de verschillende projecten zijn gemoeid, per medewerker en per afdeling. Daarnaast kunnen in deze module facturen voor geleverde diensten en materialen worden gecontroleerd en kunnen gedane betalingen worden geboekt. Materiaalvoorziening Het ‘materials management' wordt ondersteund d.m.v. functies voor het aanmaken van inkooporders, het bewaken van levertijden en het registreren van (deel)leveringen in de magazijnfunctie voorraadbeheer. De inkooporders worden automatisch genummerd en van de systeemdatum (overschrijfbaar) voorzien. Leveranciersgegevens worden na het ingeven van (een deel van) de naam van de leverancier opgehaald uit de leveranciersadministratie. In de verzendcode wordt aangegeven of de order geadresseerd zal worden op straatnaam of postbus en kan de interne routing van de bon worden bepaald. Per besteld artikel worden bestelaantal en besteleenheid, prijs per eenheid, kortings- en BTW-percentage, aanvrager (TD-medewerker) en levertermijn aangegeven. Overzichten kunnen worden opgevraagd per aanvrager, zodat iedere TD-medewerker geïnformeerd wordt over de stand van zaken rond zijn bestellingen. De module bevat aparte subsystemen voor inkoop- en voorraadbeheer van meter- en doorstoommagazijnen. Leveranciers De gegevens uit de leveranciersadministratie worden in vele andere modules gebruikt, bijvoorbeeld in de inventariskaarten en de onderhoudsmodule. Naast de NAW-gegevens, telefoon- en telefaxnummers, kunnen ook meerdere contactpersonen worden geregistreerd, met hun telefoonnummer, e-mail en de afdeling waartoe zij behoren. Prijsafspraken, RIB-kortingen e.d. kunnen eveneens worden vastgelegd. Onderhoud/planning Aan elke onderhoudstaak, periodiek of eenmalig, wordt een uniek onderhoudstaaknummer toegekend. Betreft het onderhoud objecten die in de modules Gebouwen of Inventaris zijn geregistreerd, dan kunnen uit die modules gegevens worden opgehaald. Per onderhoudstaaknummer worden onder andere de volgende gegevens vastgelegd: onderhoudstaaknummer met omschrijving, begeleider, afdeling waartoe het object behoort met intern telefoonnummer, standaard uren, vakgroep, uitvoerfrequentie, status, kostensoort, uitvoering intern/extern. De taken worden opgenomen in een week- of jaarplanning. Deze planningen kunnen over een variabele periode van 52 weken respectievelijk 15 jaren worden opgevraagd per status van de onderhoudstaak.

  Module Onderhoudsrapporten
Met deze module kan de opdrachtgever de intern of extern uit te voeren onderhoudswerkzaamheden expliciet omschrijven. In de onderhoudsrapporten worden standaardbewerkingen vastgelegd in zogenaamde check-lists. Tevens wordt een opsomming gegeven van de te verwerken materialen. Wanneer in een onderhoudstaak wordt aangegeven dat een of meer rapporten op de betreffende taak van toepassing zijn, worden de rapporten direct geprint op het moment dat de status van de opdracht wordt omgezet van planning naar uitvoering. Deze optie verschilt principieel van systemen die op kalendertijd rapporten genereren. Rapporten worden alleen geprint wanneer de voorbereider dit wenselijk acht.

  Energiebeheer
Deze module berekent verbruiken op basis van meterstanden van gas, water en elektra. Week- en maandverbruiken kunnen worden vergeleken met een voorgaande periode en/of dezelfde periode uit een voorgaand jaar. Deze gegevens kunnen tevens grafisch worden getoond of afgedrukt.